Poniżej przedstawiamy „krok po kroku” schemat wyodrębniania i realizacji funduszu sołeckiego wraz z wyjaśnieniami.
Krok 1:
Przyjęcie przez radę gminy uchwały o wyodrębnieniu funduszu sołeckiego
Rada Gminy podejmę uchwałę do 31 marca o wyodrębnieniu funduszu sołeckiego. Ma ona charakter permanentny, tzn. obowiązuje w kolejnych latach budżetowych, do czasu podjęcia uchwały przez Radę Gminy o nie wyrażeniu zgody na wyodrębnienie funduszu sołeckiego.
Jeśli Gmina nie chce wyodrębnić funduszu sołeckiego, to co roku musi podejmować uchwalę o jego nieutworzeniu.
Krok 2:
Wyliczenie przez Wójta środków jakie będą przysługiwały sołectwom
Do dnia 31 lipca Wójt Gminy musi przekazać sołtysom informację na temat wysokości środków na każde sołectwo.
Krok 3:
Przygotowanie zebrania wiejskiego i poinformowanie o nim mieszkańców
Sołtys wiedząc jaką kwotę sołectwo ma do dyspozycji powinien najpóźniej do 30 września zwołać zebranie wiejskie, podczas którego mieszkańcy zdecydują na co wydać pieniądze z funduszu sołeckiego. Już wcześniej, przed zebraniem, można myśleć i dyskutować na temat tego jaki można włożyć wniosek i co sfinansować.
Porady – Drogi Sołtysie !
- Organizując zebranie wiejskie przygotuj informację, w której będzie wyraźnie powiedziane, że zebranie dotyczy podjęcia decyzji na co wydać pieniądze z funduszu sołeckiego.
- Przed zebraniem uświadom mieszkańców o jakiej kwocie środków przeznaczonych na sołectwo będą decydować.
- Wytłumacz w zaproszeniu, że to mieszkańcy sami podejmą decyzję o tym, czy pieniądze zostaną wydane na wiatę przystankową, imprezę integracyjną czy na coś innego.
- Postaraj się przekazać informację, tak aby dotarła do możliwie wielu mieszkańców, często wywieszenie kilku ogłoszeń na tablicy, w sklepie lub innych miejscach jest niewystarczające. Zastanów się czy nie warto potraktować tego zebrania w szczególny sposób i nie spróbować innych metod przekazania zaproszeń mieszkańcom.
Pamiętaj – żeby fundusz sołecki okazał się sukcesem, ważne jest aby jak najwięcej mieszkańców sołectwa brało udział w decydowaniu o projekcie, a później w jego wykonaniu.
Jednym z głównych celów funduszu sołeckiego jest angażowanie mieszkańców w sprawy wsi.
Rola mieszkańców nie kończy się na uchwaleniu wniosku!
Krok 4:
Zebranie wiejskie
O przeznaczeniu pieniędzy decyduje zebranie wiejskie. O tym kto może wziąć w nim udział i jakie inne warunki muszą być zapewnione, aby decyzje były ważne mówi statut sołectwa. A zatem to zebranie wiejskie podejmuje decyzję, a sołtys jest organem wykonawczym. Ustawa mówi, że propozycję wniosku do dyskusji mogą złożyć:
- Sołtys
- Rada sołecka
- 15 dorosłych mieszkańców sołectwa
Zwołując zebranie należy przestrzegać tego, co zapisano w statucie (na ile dni przed zebraniem poinformować mieszkańców, w jaki sposób itp.), w jaki sposób zebranie powinno przebiegać (porządek obrad),w jaki sposób powinno być udokumentowane (protokół z zebrania, lista obecności) oraz jakie czynności sołtys podejmuje po zebraniu (np. terminowe przekazanie uchwał oraz protokołu z zebrania).
Nieprzestrzeganie tych warunków może spowodować unieważnienie podjętych uchwał zebrania wiejskiego. W konsekwencji przepadnie możliwość sfinansowania działań, które mieszkańcy wybrali.
Aby wniosek do funduszu sołeckiego mógł być zrealizowany, musi spełniać trzy warunki, które trzeba wziąć pod uwagę podczas dyskusji i planowania wniosku:
- Przedsięwzięcia mieszczą się w katalogu zadań własnych gminy,
- Są zgodne ze strategią rozwoju,
- Służą poprawie warunków życia mieszkańców
Krok 5:
Przedłożenie wniosku sołectwa do Wójta
Aby wniosek o dofinansowanie z funduszu sołeckiego był poprawny, musi zawierać:
- Wskazanie przedsięwzięćdo realizacji na terenie danego sołectwa,
- Oszacowanie kosztówrealizacji danych przedsięwzięć – koszty przedsięwzięć muszą mieścić się w limicie przeznaczonym dla danego sołectwa,
- Uzasadnienie. Jest to bardzo ważny element wniosku. W uzasadnieniu powinniśmy przede wszystkim wskazać w jaki sposób realizacja danego przedsięwzięcia przyczyni się do poprawy warunków życia mieszkańców danego sołectwa.
- Wniosek musi być złożony we właściwym terminie (do 30 wrześniakażdego roku, na rok następny)
Jeśli Wójt uzna, że wniosek nie spełnia powyższych wymogów, w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania informuje o tym sołtysa.
Sołtys za pośrednictwem wójta może w ciągu 7 dni podtrzymać odrzucony wniosek, bądź też (o ile jest jeszcze przed 30 września) zorganizować ponownie zebranie wiejskie i uchwalić raz jeszcze wniosek – poprawiony pod względem formalnym.
W razie wątpliwości warto jeszcze przed uchwaleniem wniosku skonsultować się z pracownikami urzędu gminy - jeśli chodzi o formalne przygotowanie wniosku, jak również jeśli chodzi o oszacowanie kosztów przedsięwzięcia – pozwoli to obu stronom uniknąć nieścisłości i późniejszych problemów.
Oprócz wniosku należy złożyć: protokół z zebrania podczas którego uchwalono wniosek o sfinansowanie przedsięwzięć z funduszu sołeckiego oraz listę obecności z zebrania wiejskiego.
Krok 6:
Uchwalony wniosek, które spełnił wymagania, musi zostać wprowadzony do budżetu. Budżet uchwala Rada Gminy w kolejnych miesiącach.
Rada gminy podejmuje uchwałę o włączeniu przedsięwzięć finansowanych ze środków funduszu sołeckiego do budżetu gminy w oparciu o wymienione już wcześniej kryteria:
- Wnioskowane przedsięwzięcia mieszczą się w katalogu zadań własnych gminy,
- Są zgodne ze strategią rozwoju,
- Służą poprawie warunków życia mieszkańców
Krok 7:
Realizacja zadań z funduszu sołeckiego przyjętych w budżecie gminy
Zadania ze środków funduszu sołeckiego realizowane są zgodnie z opisem we wniosku.
Fundusz sołecki jest częścią budżetu gminy, za którego wykonanie odpowiedzialny jest Wójt.
Rolą sołtysa i mieszkańców nie ogranicza się tylko do uchwalenia i złożenia wniosku. Polega ona, między innymi, na:
- Kontroli terminów realizacji i jakości wykonania przedsięwzięcia
- Udziale w realizacji przedsięwzięcia, jeżeli tak zdecydowali podczas zebrania.